Планирование закупки кресел для зрительных залов (продолжение)

Лебедев Денис Александрович, генеральный директор компании «Кресла PRO»

Здравствуйте, уважаемые коллеги! В продолжение (см. предыдущую статью) темы процедур закупки кресел для зрительных залов в данной публикации мы разберемся, как правильно подобрать поставщика театральных кресел, на что обращать внимание при заключении сделки, как исключить присутствие недобросовестных поставщиков.

Планирование закупки кресел для зрительных залов (продолжение)

В январе выбор поставщика театральных кресел абсолютно обоснованно кажется сложным делом. Замена кресел в зрительном зале происходит в среднем один раз в 10–15 лет, иногда реже. Обновление зрительного зала имеет огромное значение для учреждения культуры. Именно по этой причине все работы по подбору театральных кресел в зрительный зал должны проводиться еще на этапе планирования закупки мебели или реконструкции помещения.

Прежде чем будут выделены денежные средства, необходимо понять, какую модель кресла вы планируете установить в вашем зале и какие финансовые средства потребуются для их закупки. Ведь когда деньги выделены, думать о подборе кресел уже поздно – необходимо фокусироваться на проведении конкурсной процедуры. На аукцион или конкурс следует выходить с четким понимание предмета закупки. В противном случае вся конкурсная процедура доставит руководителю учреждения культуры массу лишних забот. Ниже мы приводим ряд рекомендаций по поиску и выбору потенциальных поставщиков.

1. Поиск кресел необходимо начинать с изучения открытых источников, таких как Интернет и реклама в специализированных изданиях, а также с посещения выставок по данной тематике.

Финансово устойчивые компании, являющиеся профессиональными игроками на этом рынке, всегда имеют собственный полноценный веб-сайт, на котором представляют всю предлагаемую продукцию, с ее подробным описанием, всеми техническими характеристиками и ссылками на фотографии сданных объектов. Реклама в печатных изданиях и наличие собственной рубрики в специализированном журнале также свидетельствуют о серьезности намерений компании.

2. Делайте свой выбор осознанно и заранее.

Наличие демонстрационного зала с образцами продукции (шоу-рума) свидетельствует о постоянстве и профессионализме компании.

В выставочном зале компании «Кресла PRO» представлено более 200 образцов театральных кресел как собственного производства, так и ведущих зарубежных производителей. Не стесняйтесь запрашивать у своих потенциальных поставщиков прайс-листы и каталоги, не ленитесь посещать их выставочные залы и производственные площадки. Обязательно запрашивайте всю необходимую вам информацию, включая технические характеристики изделий, образцы кресел и материалов, - только так можно подобрать именно то, что будет соответствовать вашим требованиям к предмету закупки.

Кстати, по наличию и качеству образцов можно судить о серьезности компании-поставщика.

3. Встречайтесь со своими поставщиками.

Если компания заявляет о себе как о производителе театральных кресел, то у нее должна быть производственная площадка. Обязательно спрашивайте, можно ли ее посетить. Если этот вопрос поставил потенциального поставщика в тупик или замешательство – значит либо компания не обладает таковой в принципе, либо производство организовано на таком низком уровне, что поставщик откажется демонстрировать производственную площадку, дабы не дискредитировать себя в глазах заказчика.

В отделе продаж компании «Кресла PRO» работают специалисты, готовые в любое время выехать с маркетинговыми материалами к заказчику независимо от его местоположения или встретить заказчика в офисе компании, показать выставочный зал либо организовать ознакомительную поездку на производство. Каталог театральных кресел высылается по первому требованию с курьерской службой.

Важно помнить о следующем нюансе: на рынке театральных кресел существуют компании, предлагающие продукцию российских учреждений системы Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН). Размещая заказ у таких поставщиков, вы рискуете получить кресло, сильно отличающееся от образца, который вы видели в каталоге или выставочном зале компании. Не экономьте на качестве.

4. Обязательно проверяйте наличие у поставщика сертификатов на производимую или поставляемую им продукцию.

Только наличие сертификата поможет вам убедиться в ее качестве и подлинности.

5. Проверяйте информацию о поставщиках с помощью открытых источников.

В Интернете можно найти массу полезной информации: есть ли у компании выигранные конкурсные процедуры? Не включена ли она в реестр недобросовестных поставщиков? Не ведется ли процедура конкурсного производства или банкротства? Имеются ли возбужденные уголовные дела в отношении компании и ее руководства? В скольких судебных разбирательствах участвовала компания-поставщик за последний год? Соберите как можно больше информации о потенциальном поставщике.

6. Рассчитайте стоимость вашего проекта.

После того, как вы выберете модель кресла и рассчитаете примерную стоимость замены всех кресел, станет понятно, располагаете ли вы бюджетом на закупку такой продукции. Если средств недостаточно, выбирайте более доступные аналоги.

Компания «Кресла PRO» предлагает модели кресел от 2000 рублей до 1500 евро за 1 посадочное место. Собственная производственная база и наличие в ассортименте кресел ведущих зарубежных производителей из Италии, Испании и Китая делает компанию универсальным поставщиком. Здесь вы сможете найти кресла на любой бюджет. Экономьте свое время – обращайтесь к профессионалам!

7. Запрашивайте у поставщиков услугу по созданию проекта расстановки кресел зала.

Компания «Кресла PRO» бесплатно предоставляет всем своим заказчикам услугу «Дизайн-проект зала».

9. Не спешите с принятием решения: понимание того, сколько нужно кресел и, соответственно, возможность составить бюджет закупки появляются только после получения модели расстановки кресел зала или дизайн-проекта.

Специалисты компании «Кресла PRO», как правило, подготавливают несколько вариантов расстановки кресел в зале в соответствии с требованиями пожарной безопасности и СНиП.

10. После утверждения модели кресел и бюджета закупки запросите у поставщика финальный вариант изделия с учетом всех ваших требований и доработок. Так вы поймете, способна ли компания учитывать требования заказчика.

11. Проработку технического задания на конкурсную процедуру имеет смысл проводить вместе со специалистами компании-поставщика в соответствии с выработанной моделью кресел.

Это один из самых важных этапов подготовки заказчика к конкурсной процедуре: техническое задание определяет те параметры, по которым будет выполняться продукция в рамках конкурсной процедуры закупки. Доверьте составление технического задания специалистам.

Все технические описания и задания на конкурсные процедуры от компании «Кресла PRO» были разработаны и составлены инженерами компании. Технические задания полностью соответствуют поставляемой продукции, содержат максимально точные и технически грамотные описания кресел.

12. По факту подписания контракта требуйте от компании образцы изделий, предлагаемых к поставке в рамках закупки.

Это дает вам возможность провести экспертизу товара на соответствие техническому заданию. По факту осмотра образца составляйте акт о выявленных недостатках и вручайте его недобросовестному поставщику в виде предписания об устранении недостатков.

13. В договоре поставки обязательно оговаривайте штрафные санкции за неисполнение обязательств.

Так вы сможете подстраховаться на случай недопоставки, частичной поставки или срыва сроков. Недобросовестные поставщики, как правило, избегают этих потенциальных издержек и не выходят на аукцион или конкурс.

14. Ставьте перед своими поставщиками реальные требования, в частности, по срокам поставки кресел.

Срок изготовления и монтажа продукции российского производства колеблется от трех до пяти недель. Срок поставки импортной продукции – от 60 до 90 календарных дней. Если вы укажете меньшие сроки, часть участников аукциона сможет оспорить данный пункт контракта или конкурсной документации.

Надеемся, что наши советы помогут вам избежать неприятностей при проведении конкурсной процедуры закупки театральных кресел. Правильная и своевременная подготовка к закупке кресел является гарантией ее успешной реализации.